Event-агентство — это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуются собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event- агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента. Если интересует праздника организация event агентство «Апэкстим» всегда придет на помощь.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, часто проводятся одновременно в различных регионах.
PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном — журналистов. Основные форматы — пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие.
Структура
Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между клиентом и event-агентством.
Творческий (креативный) отдел — это отдел, ответственный за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10 % обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости)
Агентское вознаграждение (скидка), предоставляемая гпод
Основные услуги event-агентства
Разработка креативной концепции мероприятия
Подбор и бронирование площадки
Приглашение гостей мероприятия
Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
Организация питания (заказ кейтеринга)
Подбор артистов и развлекательных номеров
Декорирование помещений мероприятия
Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
Производство брендированной продукции
Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
Администрирование и проведение мероприятий
Подготовка фото и видео-отчетов
Подрядчики event-агентства
Площадки, организации предоставляющие помещения в аренду для мероприятия
Артисты и творческие коллективы, шоу-программы
Полиграфические и производственные компании, обеспечивающие производство декораций
Прокатные компании, предоставляющие свето и звукотехнику в аренду на время мероприятия
Транспортные компании
Букинговые агентства
Основные форматы мероприятий
Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
Профессиональный праздник (День Нефтянника)
Юбилей компании
Корпоративный Новый Год
Корпоративный выезд на природу
Дилерская конференция, съезд
Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
Цикловое совещание
Торжественная церемония (вручения наград)
Тест-драйв
Лонч продукта / презентация продукта
Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
Инсентив-тур (поощрительная поездка)
Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
Детские праздники
